퇴사한 회사가 경력증명서를 안 떼 준다면 — 근로기준법 제39조는 퇴직 후 3년 안에 청구하면 '즉시' 내주라고 하고, 요구한 사항만 적게 합니다

경력증명서의 법적 이름은 '사용증명서'입니다

흔히 경력증명서나 재직증명서라고 부르지만, 근로기준법 제39조의 정식 명칭은 사용증명서입니다. 법에 적힌 기재 사항은 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항입니다. 회사가 "우리 양식은 이게 아니다"라고 해도, 이 내용을 사실대로 적은 증명서를 청구하면 내주어야 한다는 점은 달라지지 않습니다.

누가, 언제까지 청구할 수 있나

제39조 제1항은 근로자가 퇴직한 후라도 청구할 수 있다고 정합니다. 시행령 제19조는 청구할 수 있는 사람을 계속하여 30일 이상 근무한 근로자로, 청구할 수 있는 기한을 퇴직 후 3년 이내로 정합니다. 정규직이 아니어도, 근무 기간이 30일을 넘었다면 대상이 될 수 있습니다. 퇴직한 지 3년이 가까워진다면 미루지 말고 지금 청구해 두는 편이 안전합니다.

회사는 '즉시' 내주어야 합니다

조문은 증명서를 청구하면 사용자가 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 한다고 적고 있습니다. 며칠 안에 내준다는 식의 처리 기한 일수는 조문에 없습니다. "다음 달에 인사팀이 정리하면 준다"는 답은 근거가 약합니다. 다만 현실에서는 담당자 확인에 시간이 걸릴 수 있으니, 청구한 날짜를 기록해 두는 것이 중요합니다.

적는 항목은 내가 요구한 것만입니다

제39조 제2항은 증명서에 근로자가 요구한 사항만을 적어야 한다고 정합니다. 그래서 새 회사가 요구하는 항목이 근무 기간과 담당 업무뿐이라면 그것만 적어 달라고 하면 됩니다. 퇴직 사유나 평가를 요구하지 않았는데 회사가 임의로 적는 것은 이 규정과 맞지 않습니다. 더 나아가 근로자의 취업을 방해할 목적으로 비밀 기호나 명부를 만들거나 통신을 하는 것은 제40조가 금지하고, 어기면 5년 이하의 징역 또는 5천만 원 이하의 벌금이 따릅니다. 증명서에 쓰는 내용과 취업 방해 행위는 법에서 따로 다룹니다.

3년이 현실적인 기준인 이유는 서류 보존기간입니다

제42조는 사용자가 근로자 명부와 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하도록 정합니다. 시행령 제22조의 대상에는 근로계약서, 임금대장, 고용·해고·퇴직 관련 서류 등이 들어갑니다. 보존기간은 근로자 명부는 퇴직한 날, 근로계약서는 근로관계가 끝난 날, 임금대장은 마지막으로 써 넣은 날부터 셉니다. 3년이 지난 서류를 회사가 폐기해도 위법이 아니므로, 증명서도 퇴직 후 3년 안에 청구하는 것이 현실적인 기준입니다. 근로계약서 자체가 없었던 경우의 대응은 근로계약서 없이 일했어도 임금과 퇴직금을 청구하는 방법에서 정리했습니다.

끝내 안 주면 과태료이고, 신고는 1350입니다

제39조를 어긴 사용자에게는 제116조 제2항에 따라 500만 원 이하의 과태료가 부과될 수 있습니다. 사용증명서와 근로자 명부, 서류 보존 규정 위반이 같은 조항에 묶여 있습니다. 벌칙을 정한 제114조에는 제39조가 없으므로 벌금이나 형사처벌이 아니라 과태료입니다. 실제 부과는 고용노동부가 사실관계를 확인해 정합니다. 거부당했다면 고용노동부 지방관서에 진정이나 신고를 낼 수 있고, 전화는 국번 없이 1350입니다. 비슷한 서류 문제로 이직확인서나 임금명세서를 못 받았을 때도 같은 창구를 쓰는 경우가 많습니다.

청구는 기록이 남는 방식으로, 항목은 구체적으로

다음은 법 조문이 아니라 실무에서 권장하는 방법입니다. 전화보다 이메일이나 문자로 청구하면 날짜와 내용이 남습니다. 메시지에는 "근무 기간, 담당 업무, 직위, 임금을 적은 사용증명서를 청구합니다"처럼 요구 항목을 구체적으로 적습니다. 퇴직 사유는 요구하지 않으면 적히지 않습니다. 새 회사가 보내는 서류에 맞는 항목이 있다면 그 문구를 그대로 옮겨 적으면 됩니다. 입사 계약을 처음 맺을 때의 서류 정리는 근로계약서 미작성 때의 처벌 차이도 함께 보면 도움이 됩니다.

회사가 문을 닫았거나 연락이 안 될 때, 그리고 순서 정리

폐업했거나 연락이 끊겨 증명서를 못 받을 때는 4대보험 가입 이력으로 경력을 보여 줄 수 있습니다. 국민연금과 건강보험의 가입자격 득실 확인서, 고용보험의 피보험자격 이력내역서가 일반적으로 쓰이는 서류입니다. 발급은 4대사회보험 정보연계센터나 국민연금·건강보험 공단 민원 창구에서 안내받으세요. 새 회사가 어떤 서류를 인정하는지도 미리 물어보는 것이 좋습니다.

순서는 이렇습니다. 첫째, 퇴직일을 기준으로 3년이 지나지 않았는지 확인합니다. 둘째, 이메일이나 문자로 요구 항목을 적어 청구합니다. 셋째, 답이 없으면 기록을 모아 고용노동부 지방관서(1350)에 진정합니다. 넷째, 회사가 없어졌다면 4대보험 이력으로 대신합니다. 이 글은 일반 정보이며 법률 자문을 대신하지 않고, 사실관계에 따라 결론이 달라질 수 있으니 구체적 사안은 고용노동부나 노무사에게 확인하세요.